Bài viết này trình bày 4 kỹ thuật quản trị biến động (Change Management) trong quá trình triển khai ERP tại doanh nghiệp.

Trong kinh doanh, doanh nghiệp (DN) thường phải đối diện với các biến động mạnh như: cổ phần hóa, thành lập tổng công ty, mua lại và sát nhập, tái tổ chức DN. Triển khai ERP cũng là cuộc cách tân mạnh mẽ như vậy vì ERP sẽ có ảnh hưởng lan tỏa tới mọi chức năng hoạt động-kinh doanh của DN.

Theo xu hướng chung, các lãnh đạo sẽ luôn tìm kiếm những hệ thống mới, những qui trình mới làm lợi cho DN, còn một số nhân viên lại tỏ ra không sẵn sàng thích nghi với giải pháp mới. Bởi vì mỗi người đều có phản ứng khác nhau trước những thay đổi. Về nguyên tắc, hệ thống ERP sẽ tích hợp mọi chức năng kinh doanh – sản xuất – quản trị nên mọi bộ phận, phòng ban từ kế toán, bán hàng, mua hàng đến quản lý kho vận sẽ đều chịu ảnh hưởng của hệ thống mới.

Nếu bạn là lãnh đạo dự án ERP trong DN, rõ ràng bạn cần có một chiến lược để đưa ERP vào DN một cách “xuôi chèo, mát mái”. Dưới đây là những kỹ thuật mà lãnh đạo dự án ERP cần nắm bắt:

Bắt đầu từ sớm

Hãy chia sẻ thông tin với nhân viên đến mức tối đa cho phép để tìm hiểu tâm tư, tình cảm của họ trước khi đưa ra những quyết định quan trọng. Chẳng hạn, nếu DN sẽ cổ phần hóa, hãy hỏi bộ phận CNTT làm sao để quản lý nhu cầu xuất ra ngày càng nhiều những báo cáo tài chính, hỏi bộ phận kế toán hay tài chính về những qui định báo cáo. Đối với việc triển khai ERP, hãy sớm hỏi tất cả các bộ phận để biết được theo họ, đâu là những yêu cầu bắt buộc phải có đối với qui trình nghiệp vụ của họ. Bằng cách khuyến khích tham gia và mở rộng giao tiếp-thảo luận, bạn làm cho nhân viên cảm nhận họ là một phần trong sự thay đổi và ra sức hỗ trợ dự án ngay từ đầu.

Hãy thể hiện vai trò lãnh đạo

Nhóm nhân viên tham gia dự án triển khai ERP sẽ luôn mong ngóng sự chỉ đạo của bạn. Vì thế mà tùy theo bạn, nhân viên sẽ phản ứng theo gương của bạn. Nếu bạn phàn nàn, nghi ngại về tình hình phát triển vào thời điểm triển khai, nhân viên cấp dưới sẽ xem đấy như những biểu hiện của sếp và cùng mang quan điểm tiêu cực.

Nếu như bạn biết trước mắt sẽ có nhiều chông gai và chướng ngại vật, đừng giấu mà hãy cho nhân viên biết những thử thách đó. Nhưng bạn phải hiểu biết và có thực tế. Nếu bạn “dỗ dành” nhân viên CNTT những câu đại loại như “triển khai ERP rất dễ dàng đối với phòng CNTT”, nhân viên CNTT sẽ thừa hiểu bạn nói không đúng sự thật và bất mãn đối với sự thờ ơ của bạn trước những quan ngại của họ, gia tăng sự phản kháng đối với việc triển khai ERP.

Việc liên lạc, thông báo thường xuyên rất quan trọng. Cho dù không có gì mới cũng phải thông báo cho mọi người biết để tránh tình trạng đoán già, đoán non. Một số người sẽ nghĩ sự việc đang đi theo chiều hướng không tốt nếu họ chỉ nhận được ít thông tin.

Cẩn thận với lời ăn tiếng nói

Bạn nói điều gì không quan trọng bằng cách bạn trình bày nội dung đó. Hãy chú ý cách trình bày thông tin của mình và chịu khó lắng nghe phản hồi. Một số nhân viên thích tranh luận để tìm ra ý kiến, trong khi số khác lại hay góp ý cá nhân. Vì vậy, bạn nhớ dành thời gian cho những cuộc nói chuyện riêng như vậy sau những buổi họp giao ban

Bạn cũng nên chú ý tìm ra những nhân viên được mọi người nể trọng nhất. Vì những nhân viên như vậy thường có khả năng thuyết phục các nhân viên khác. Hãy chọn ra những người như vậy và trình bày vấn đề cho họ thông đạt. Nếu nói theo ngôn ngữ của ERP, đó chính là những người dùng cấp cao (power users). Họ chính là những sứ giả, những nhà truyền giáo của hệ thống mới trong DN.

Giữ đúng nguyên tắc

“Trăm nghe không bằng một thấy”. Nếu bạn lấy ý kiến của nhân viên, bạn phải nghiêm túc cân nhắc sử dụng những ý kiến đó. Mặc dù không phải ý kiến nào bạn cũng dùng được, nhưng hãy đảm bảo những ý kiến hay nhất sẽ được chọn. Nếu không, nhân viên có ý tưởng không được chọn sẽ cho là bạn chưa bao giờ nghiêm túc xem xét ý tưởng của họ.

Một số nhân viên mau chóng thích nghi với thay đổi nhưng số khác lại chậm hơn. Là lãnh đạo dự án ERP, bạn hãy cùng nhân viên sớm bắt tay vào dự án, đi cùng mọi hoạt động của dự án với thông tin luôn được cập nhật. Hãy tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên. Với 4 kỹ thuật này, bạn sẽ làm cho tổ chức chấp nhận thay đổi, khích lệ được tinh thần làm việc của nhân viên và đảm bảo triển khai hệ thống ERP thành công.

Nguyễn Thanh Quang