Kiên trì theo đuổi ERP

So với các công ty may khác thì quy mô của Mai Phượng Vy (MPV) rất khiêm tốn (chỉ trên 100 nhân viên) và cũng mới được 6 tuổi. Vậy nhưng công ty này đã hơn một lần triển khai ERP. Giải đáp thắc mắc của phóng viên về việc một công ty với quy mô khiêm tốn nhưng đã sớm triển khai ERP, bà Phạm Thị Mai Loan, giám đốc công ty cho biết, bà muốn xây dựng một nền tảng vững chắc ngay từ khi quy mô công ty còn nhỏ để tạo bước đệm cho sự phát triển cũng như mở rộng của công ty về sau.

Bà Loan tâm sự: “Tôi ý thức được rằng, đưa CNTT vào sẽ giúp việc quản lý nhẹ nhàng hơn. Do đó, ngay từ khi thành lập công ty (năm 2002), MPV đưa ERP vào triển khai ngay nhưng các dự án đó đều bị thất bại do phía đối tác làm việc theo kiểu “nửa vời”, thậm chí “đem con bỏ chợ”. Dù vậy, MPV vẫn muốn đưa ERP vào phục vụ công tác quản lý.

Rút kinh nghiệm từ các dự án trước, khi tìm hiểu giải pháp Microsoft Dynamics Axapta (Microsoft Dynamics AX) do công ty Tectura triển khai, tôi đã phải đọc đi đọc lại tài liệu nhiều lần, đồng thời gọi điện thoại gặp giám đốc(GĐ) của Tectura để trao đổi thêm. Cho đến khi GĐ Tectura trình bày dự án và đưa ra cam kết sẽ đi đến cùng với khách hàng, tôi thấy yên tâm và quyết định một lần nữa mạo hiểm với ERP”, bà Loan kể.

“Dọn chỗ” cho ERP

Giải pháp ERP mà bà Loan lựa chọn để triển khai cho MPV là Microsoft Dynamics Axapta (Microsoft Dynamics AX), căn cứ trên uy tín của giải pháp. Hơn nữa, giải pháp này chuyên cho ngành may mặc, không phải chỉnh sửa nhiều, cho phép công ty: kiểm soát thay đổi theo cách của nhà quản lý bằng các công cụ quen thuộc; tự động hoá và hợp lý hoá quy trình kinh doanh trên quy mô toàn công ty; kết nối với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và các công ty con trên toàn thế giới… Đặc biệt, giải pháp cho phép mở rộng để hỗ trợ cho các công ty lớn có nhiều bộ phận, hoặc thu hẹp lại nhằm đáp ứng một cách chính xác yêu cầu của các công ty nhỏ hơn.

Thông thường, đối với các công ty đã có nền tảng chỉ phải triển khai Dynamics AX thành một giai đoạn liên tục. Đối với công ty chưa có gì sẽ phải triển khai Dynamics AX qua 2 giai đoạn: giai đoạn 1 triển khai các mô–đun: tài chính – kho vận – thương mại; giai đoạn 2 triển khai mô-đun “sản xuất”. MPV cũng phải thực hiện theo cách thứ hai. Ở giai đoạn 1, việc triển khai khó nhất là khâu tạo tên của nguyên phụ liệu và thành phẩm là quần, áo (gọi là code sản phẩm) mã số đơn hàng. Hệ thống Dynamics AX bắt buộc phải có code sản phẩm và mã số đơn hàng mới vận hành được. Việc tạo code và mã số phải chuẩn và dễ hiểu, sao cho khi đưa xuống khâu sản xuất công nhân nhìn vào đó là có thể đọc và hiểu, công nhân mới làm được việc. Ngoài ra, code và mã số phải được tạo ngay từ đầu, có sẵn từ trước, đến khi đưa Dynamics AX vào là vận hành được ngay. Nếu khi đưa hệ thống vào rồi mới tạo code và mã số sẽ mất rất nhiều thời gian, không chính xác, bị rối vì phải đuổi cho kịp tiến độ của hệ thống. Như thế công ty thường không thể kiên trì để đi tiếp. “Biết được điều này nên MPV đã phải mất hơn một năm chuẩn bị để khi đưa hệ thống Dynamics AX vào ứng dụng sẽ dễ dàng hơn”, bà Loan cho biết.

Thấy gì từ Dynamics AX?

Bà Loan tiết lộ: “Tôi đã đầu tư vào dự án này 1 tỷ đồng. Cách đây 2 năm có thể nói đó là một số tiền rất lớn. Tôi nghĩ sau 2 năm triển khai, số tiền này sẽ được chia nhỏ và mình sẽ thu lại được những lợi ích về lâu dài. Nhưng chỉ sau 1 năm đã có kết quả. Sau khi triển khai giai đoạn 1 thành công, việc quản lý của MPV nhẹ nhàng hơn trước nhiều. Trước đây mỗi lần cần báo cáo mặt hàng nào đó là nhân viên phải mất thời gian lục lại hồ sơ, in ra tốn hàng chục trang giấy, giờ chỉ trong vòng vài phút là có ngay báo cáo để trình chỉ với một tờ giấy A4 duy nhất. Nhân viên cứ đúng giờ là về, không phải làm việc cật lực như trước. Cả lãnh đạo và nhân viên đều cảm thấy công việc thoải mái hơn trước”.

Ngoài lợi ích giúp công ty quản lý kinh doanh tích hợp, dễ thích nghi, giúp tự động hoá các quy trình kế toán, quan hệ với khách hàng, chuỗi cung ứng, tổng hợp dữ liệu quan trọng và quản lý tốt hơn các mối quan hệ trọng yếu của công ty, giải pháp còn trang bị cho công ty những công cụ hữu hiệu, linh hoạt như tạo ra website nội bộ hay đúng hơn là một diễn đàn để các thành viên của công ty và nhà triển khai cùng chia sẻ thông tin cũng như vướng mắc, giúp nhà quản lý có cái nhìn khách quan, xử lý công việc hiệu quả, ra những quyết định sáng suốt và tự tin theo đuổi mục tiêu kinh doanh.

Hiện tại MPV chỉ còn một bước cuối cùng là triển khai cho khâu sản xuất. Đối với khâu này MPV cũng đã chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ, chỉ chờ nhập số liệu và chỉnh sửa một số khâu nhỏ là có thể vận hành tốt. “Giờ MVP đã có thể yên tâm mở rộng quy mô để phát triển”, bà Loan tự tin nhận định.

Công ty TNHH may Mai Phượng Vy hoạt động ở 2 lĩnh vực: may mặc và du lịch lữ hành quốc tế. Mai Phượng Vy đã và đang cung cấp hàng may sẵn cho thị trường nội địa với những nhãn hiệu: Mine-Teen, Carrot, Aberdeen.

Hải Anh