Cắt giảm không phải là biện pháp duy nhất

Không chỉ Chính Phủ, các cơ quan nhà nước mà ngay cả các DN cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách cắt giảm chi phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), thu hồi công nợ. Nhiều DN thậm chí còn đưa ra các biện pháp mạnh như dừng các giao dịch bán hàng, DN không hoạt động trong một thời gian ngắn nhằm điều chỉnh giá bán, thu hồi công nợ, giải quyết hàng tồn… Với C10, các khoản mục chi tiêu không trọng điểm sẽ bị loại bỏ hoặc bị dừng vô thời hạn. Trong bối cảnh này, nhiều DN đã liệt các dự án CNTT vào “nhóm C10”, trong đó có cả dự án ERP. Việc cắt giảm sẽ giúp DN giải quyết tốt các bài toán về kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát chi phí và công nợ, hàng tồn kho. Qua đó, DN sẽ quản trị tốt dòng tiền ra-vào. Tuy nhiên, với các DN đã ứng dụng ERP, việc cắt giảm đầu tư cho hệ thống ERP cần được xem xét cẩn trọng. Nhất là khi ERP đã gắn với các hoạt động quản lý, kiểm soát của công ty. Đơn cử, nếu dừng hoàn toàn hệ thống ERP, các giao dịch bán hàng sẽ không thực hiện được, hóa đơn sẽ không được in ra và hệ thống sẽ không cho phép DN tiếp tục thực thi cho đến khi DN hoàn thiện việc điều chỉnh. Còn với các DN chưa ứng dụng ERP, việc đầu tư vào thời điểm này bị giằng xé bởi 2 phía: Một bên là nhu cầu cắt giảm C10 và một bên là nhu cầu kiểm soát chặt chẽ DN trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Câu hỏi đặt ra là nếu triển khai ERP vào thời điểm này có lãng phí hay không?

Chống “bão” từ khi có dự báo

Trước tiên cần khẳng định, đây không phải thời điểm tốt nhất để đầu tư ERP vì nó sẽ bị hạn chế bởi nhiều yếu tố như: ngân sách, thời gian, nguồn lực con người… Tuy nhiên, nếu DN chưa thể kiểm soát được thì đây lại là thời điểm cần thiết nhất để đầu tư. Thông thường khi đầu tư, các chủ đầu tư sẽ xem xét 3 yếu tố chính:

• Tổng chi phí

• Thời gian triển khai

• Kết quả thu được.

Về tổng chi phí, mức đầu tư cho hệ thống ERP hiện nay không còn quá cao so với doanh thu và lợi nhuận của DN. Thông thường, cơ cấu chi phí của dự án ERP bao gồm: thiết bị phần cứng và hạ tầng, bản quyền PM ERP và kinh phí dịch vụ triển khai. Trong 3 cấu phần này thì kinh phí dịch vụ triển khai chiếm nhiều nhất. Tuy nhiên, phần này hầu hết do DN trong nước thực hiện và có thể chi trả bằng tiền Việt nên sẽ đỡ hơn cho DN trong giai đoạn tỷ giá ngoại tệ tăng cao.

Về thời gian triển khai, khá nhiều dự án ERP bị trễ hạn nghiệm thu do DN không tập trung nguồn lực. Tuy nhiên, nếu nhìn nhận với tư duy lạc quan, có thể thấy, chính sức ép cần có hệ thống ERP sớm ngày nào hay ngày đó sẽ khiến DN tập trung nguồn lực nhiều hơn cho ERP. Vì vậy, việc triển khai ERP có thể sẽ được đẩy nhanh hơn rất nhiều so với bình thường.

Nếu triển khai tốt, ERP sẽ mang lại những kết quả như: hỗ trợ DN trong việc kiểm soát chi phí, doanh thu, dòng tiền, công nợ, hàng tồn… Đồng thời nó hỗ trợ ban lãnh đạo DN trong việc ra các quyết định kịp thời về thời điểm bán hàng, đặt và mua hàng hóa, vật tư theo dự báo, dự trữ ở mức cần thiết cho sản xuất… Giúp DN sẵn sàng và chủ động đối phó trong bối cảnh nền kinh tế nhiều biến động như hiện nay.

Về các phân hệ, thời điểm này chỉ nên tập trung vào các phân hệ lõi của ERP như:

1. Quản Lý Tài Chính – Kế Toán

2. Quản Lý Bán Hàng

3. Quản Lý Kho Hàng

4. Quản Lý Mua Sắm

5. Hệ Thống Báo Cáo Quản Trị.

Riêng phân hệ Quản Lý Sản Xuất nếu chưa thực sự cần thiết thì chưa nên triển khai vì thời gian triển khai phân hệ này thường kéo dài. Khi triển khai ERP, các DN nên chuyển qua việc quản lý qua hệ thống tài chính là hệ thống lõi tập trung thay vì qua các hệ kinh doanh hoặc sản xuất như trong trước đây.

Nhiều nhà phân tích cho rằng, sau năm 2008, các DN vẫn cần sẵn sàng tinh thần đối phó với tình hình khó khăn trong năm 2009, 2010 và thời gian hồi phục. Bài học từ cuộc khủng hoảng tài chính Thái Lan năm 1997 cho thấy DN không nên để rơi vào tình trạng “mất bò mới lo làm chuồng”. Một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp DN sẵn sàng “chống bão” từ khi có dự báo.