Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn luận ở đây có thể không được áp dụng trong mọi trường hợp. Ví dụ, trong nhiều trường hợp, công ty có thể đã tìm được gói phần mềm phù hợp, thì sẽ không cần thiết thực hiện việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP.

2. Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation

3. Lập kế hoạch dự án /Project Planning

4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

4.2 Tái cấu trúc /Reengineering

4.3 Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration

4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team Training

4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training

5. Chạy thật hệ thống /Going Live

6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn. Việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyết định lựa chọn không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện được. Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn nên giới hạn bớt số lượng giải pháp cần đánh giá ít hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi tiết một số nhỏ giải pháp hơn là chỉ xem xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành đánh giá trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được đánh giá bởi Ban đánh giá, lựa chọn giải pháp. Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp mà được sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt hơn là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môi trường hoạt động tương tư.

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đó được nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế” của họ hơn là ở những lĩnh vực khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng sản phẩm của họ. Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,… Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợp với nó nhất.

Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác nhau. Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sửa chữa và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác.

Một khi chọn được một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết.

2. Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án. Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn, thì một khi giải pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác. Vì thế hãy luôn nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”!

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau là không có giải pháp nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định được giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợp.

Khi đã xác định được giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau. Để chọn được hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với lịch sử công ty và với thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới là tìm một hệ thống với sự khác biệt là ít nhất.

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

–         Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

–         Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP

–         Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)

–         Sự phức tạp

–         Sự thân thiện với người sử dụng

–         Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn

–         Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

–         Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

–         Khả năng nâng cấp thường xuyên

–         Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống

–         Cơ sỡ hạ tầng CNTT

–         Các địa điểm tham khảo

–         Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng

Comments

comments