Trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm về lập kế hoạch triển khai ERP tại diễn đàn tuvanERP.vn: Click here

tuvanERP.vn – Việc lập kế hoạch dự án là một trong những bước của quá trình triển khai ERP (tham khảo Các bước triển khai dự án ERP).  Tất cả các dự án dù lớn hay nhỏ, dù đơn giản hay phức tạp để triển khai thành công đều phải cần lập kế hoạch. Với dự án ERP việc lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định sự thành bại dự án. Dù bạn tham gia với vai trò nào trong dự án ERP đi nữa thì kỹ năng lập kế hoạch luôn cần thiết. Bài viết này giới thiệu các bước căn bản để lập kế hoạch triển khai dự án ERP với Microsoft Project (MSP). Nếu các bạn chưa có kinh nghiệm lập kế hoạch thì cũng không sao cả, nếu bạn đã từng lập kế hoạch thì rất tốt; bài viết sẽ giúp bạn hệ thống lại để có thể dễ dàng lập kế hoạch triển khai ERP một cách thật hiệu quả.

 

Lưu ý: bài viết này rất hữu ích với những người đã từng sử dụng MSP để lập kế hoạch, với những bạn chưa từng sử dụng thì nên tìm hiểu về MSP trước. Để học căn bản về MSP bạn có thể tải tài liệu ở Diễn đàn tư vấn ERP

 

Tổng quan về lập kế hoạch triển khai dự án ERP

 

Trong suốt quá trình triển khai dự án ERP có rất nhiều kế hoạch được lập, đầu tiên là kế hoạch khung dự án cho tất cả các giai đoạn của dự án. Kế đến là các kế hoạch cho từng giai đoạn của dự án và các kế hoạch chi tiết của từng phân hệ, từng địa điểm… nếu cần thiết thì có thể phải lập kế hoạch cho từng thành viên tham gia dự án. Việc lập kế hoạch càng chi tiết thì khả năng thành công của dự án càng lớn.

 

Để lập kế hoạch dự án ERP trước hết, bạn phải xác định rõ ràng phạm vi triển khai của dự án. Dự án sẽ triển khai những địa điểm nào? phân hệ nào sẽ được triển khai?… Tiếp theo, là thời gian triển khai dự án: dự án sẽ kéo dài trong bao lâu? dự án sẽ tiến hành bao nhiêu giai đoạn?… tương ứng với phạm vi triển khai trên. Sau đó, là nguồn lực của dự án như thế nào? trình độ kỹ năng của nguồn lực ra sao?…

 

5 bước lập kế hoạch

 

Một khi đã xác định được phạm vi, thời gian và nguồn lực thì bạn có thể bắt tay vào việc lập kế hoạch dự án. Bây giờ bạn có thể khởi động MSP và tiến hành khai báo các thông tin ban đầu:

 

         Các tuy chọn: xác lập lịch làm việc và các tuy chọn khác (menu Tool>Options)

         Thông tin về dự án: nhập ngày bắt đầu dự án và một thông tin cần thiết khác (menu Project>Project Information)

 

Tuy nhiên, để hoàn tất một kế hoạch với MSP thì thực sự không phải là một công việc dễ dàng. Các tip sau đây sẽ giúp bạn dễ dàng vượt qua thách thức này:

 

B1. Liệt kê các công việc của dự án (task list and work breakdown structure – WBS)

 

  Nhập các công việc chung: giai đoạn cần triển khai của dự án

  Khi nhập các công việc MSP sẽ gán cho mỗi task là 1 ngày tương ứng với ngày bắt đầu của dự án

 

B2. Phân nhóm các công việc (indent or outdent tasks to finalize the WBS)

 

   Sau khi tạo các công việc chung thì nhập các công việc chi tiết của từng giai đoạn

   Sử dụng nút   để thiết lập các outline levels

 

B3. Ước lượng số ngày (task work estimates)

 

   Bạn có thể nhập thời gian ước lượng để hoàn thành các công việc – là số người cần thiết để hoàn thành task đó

   Bạn có thể gõ các đơn vị thời gian khác nhau như: 1d cho 1 ngày, 1h cho 1 giờ,…

 

B4. Tạo mối quan hệ phụ thuộc giữa các task (dependencies between tasks)

 

   Đây là bước rất quan trọng để tạo mối quan hệ giữa các task

   Một kế hoạch tốt thì các task phải phụ thuộc lẫn nhau

   Các task liên hệ nhau sẽ cho bạn đường critical path – đây là đường gantt giúp bạn xác định được các task chính để hoàn thành dự án (để xem đường gantt: View menu -> Tracking Gantt)

 

B5. Gán nguồn lực (assign resources)

 

   Bạn có thể gán tên các nguồn lực

   Gán nguồn lực cho các task chi tiết chứ không gán cho các task chung

  Gán nhiều nguồn lực cho một công việc thì sử dụng dấu phẩy

 

Kết luận

 

Với 5 bước trên cơ bản bạn đã hoàn tất kế hoạch triển khai ERP với MSP:

 

         Liệt kê các công việc của dự án (task list and work breakdown structure – WBS)

         Phân nhóm các công việc (indent or outdent tasks to finalize the WBS)

         Ước lượng số ngày (task work estimates)

         Tạo mối quan hệ phụ thuộc giữa các task (dependencies between tasks)

         Gán nguồn lực (Assign resources)

 

Nhất thiết các bạn phải theo những thứ tự của các bước trên để việc lập kế hoạch được dễ dàng. Tất nhiên, trong khung khổ bài viết này cũng không đề cập hết các vấn đề trong việc lập kế hoạch dự án vì thế các bạn có thể trao đổi thêm tại Diễn đàn tư vấn ERP.

 

Văn Công Vinh

 
[tuvanERP.vn – bạn có thể sử dụng chức năng tải file để có bản đẹp hơn]
 

Comments

comments

Comment