Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được doanh nghiệp Việt Nam đề cập nhiều. Sẽ có cách mạng trong cung và ứng.

Công ty May Tiền Tiến được Hiệp hội Dệt may Việt Nam và Thời báo Kinh tế Sài Gòn bình chọn là Doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin tốt năm 2005.

Thông tin này khiến dư luận chú ý vì Công ty May Tiền Tiến là một trong những doanh nghiệp Việt Nam đã thành công trong việc ứng dụng ERP để quản lý doanh nghiệp.

ERP: cũ người, mới ta

Hiểu một cách đơn giản nhất ERP là phần mềm phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể và tự động nhâm tối ưu hóa hiệu quả. Trong đó, hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực kinh doanh khác nhau thì cấu trúc, chức năng của ERP cũng khác nhau.

Thay vì áp dụng các phần mềm quản lý (như nhân sự, kế toán, quản lý kho bãi) một cách rời rạc, cục bộ, ERP tích hợp các phần mềm đó thành một phần mềm duy nhất dữ liệu lưu thông trong hệ thống hoàn toàn tự động nên bảo đảm tính chính xác và đạt hiệu suất cao.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo.

Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau.

Một khái niệm có liên quan mật thiết với ERP là CRM. Đây là giải pháp phần mềm về quản trị quan hệ khách hàng. Với CRM, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học, hiệu quả. Phương thức này đi sát với tiêu chí. Khách hàng và quan hệ khách hàng là vị trí trung tâm.

Chẳng hạn, bằng một vài thao tác với máy tính, người sử dụng có thể truy cập nhanh chóng cơ sở dữ liệu của hệ thống để có được đầy đủ thông tin vè khách hàng như trrn, lĩnh vực hoạt động quy mô Công ty, thậm chí sở thích của họ.

Trên thực tế, CRM có thể là phần mềm hoạt động độc lập hoặc là một thành phần được tích hợp trong giải pháp ERP tổng thể.

Dọc đường ứng dụng

Trên thế giới, các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP từ lâu. Tuy nhiên, ở Việt Nam, ERP vẫn chưa phổ biến. Theo thống kê của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), hiện nay chỉ có 1,1 0/0 doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng các giải pháp ERP, trong khi chúng ta có hơn 200.000 doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện vay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, “rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP.

Chi phí cho các hệ thống ERP không phải là thấp so với tổng chi phí cho việc mua các phần mềm quản lý riêng lẻ và để sử dụng chúng. Thôi, ta chọn rẻ để dành tiền làm việc khác!

Thời gian qua, nhiều Hội thảo về ERP đã được tổ chức. Nhiều nhà cung cấp đã tận dụng hội thảo nhằm giới thiệu tính năng vượt trội mà sản phẩm của họ mang lại.

Thực tế lại khác, ERP vẫn là khái niệm mơ hồ đối với không ít người, dù họ đã dự Hội thảo.

ERP đòi hỏi khả năng dùng máy tính của người sử dụng, triển khai việc huấn luyện sử dụng trong toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, không ít doanh nghiệp vẫn băn khoăn với việc ứng dụng ERP dù biết rõ ích lợi do ERP mang lại.

Trước tình hình này, có lẽ doanh nghiệp cần nhà tư vấn nhiều hơn là nhà cung cấp giải pháp. Một trở ngại nữa của việc ứng dụng ERP là nó làm thay đổi thói quen làm việc của người sử dụng hệ thống ERP, từ nhân viên đến ban Giám đốc.

Thông thường chúng ta vẫn có thói quen ghi chép thông tin trên giấy, sổ tay trong các buổi họp. Điều này dẫn đến thông tin không được quản lý tập trung khó tìm kiếm, không chia sẻ và có thể mất đi sau một thời gian. Nhưng với ERP, mọi thông tin cần phải đưa vào hệ thống để có thể truy cập chính xác, dễ dàng, nhanh chóng.

Rào cản khác cho sự phát triển của ERP trong doanh nghiệp chính là khía cạnh hiệu quả đầu tư mà doanh nghiệp thường đặt dấu hỏi. Theo các nhà cung cấp, một dự án triển khai ERP nêu đạt khoảng 60% hiệu suất sử dụng đã là thành công.

Hơn nứa, doanh nghiệp ứng dụng cần biết rõ, ERP không phải là phép màu. Nó không làm doanh nghiệp thay đổi bộ mật hay tăng doanh số trong thời gian ngắn. Đồng thời, khả năng thất bại của dự án ERP cũng khá cao. Nếu có thất bại, hãy “buộc tội” bản thân vì chúng ta không hiểu rõ về ERP trước khi đem chúng về nhà. Một thực tế khác làm nhận thức về ERP chưa được rõ ràng là nhiều doanh nghiệp ứng dụng ERP dè dặt trong việc công bố thông tin về tiến trình và kết quả dự án. Nếu thành công, họ là những tấm gương cho doanh nghiệp khác. Nếu thất bại, trường hợp của họ là bài học kinh nghiệm.

ERP: không phải một sớm. một chiều

Triển khai dự án ERP đòi hỏi phải có một lộ trình. Thông thường thời gian triển khai từ 6 tháng trở lên.

Theo ông Phí Anh Tuấn, Giám đốc Công ty cổ phần AZ Solution, lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp gồm 5 giai đoạn:

1) Đầu tư cơ sở hạ tầng:

Trang bị máy tính, mạng cục bộ Lan (Local Area Network), mạng diện rộng Wan (Wide Area Network).

2) Ứng dụng công nghệ thông tin ở mức sơ khai:

Trang bị các phần mềm văn phòng (Word, Excel, Access, Powerpoinl..), lập lịch công tác (Calendar), thiết lập diễn đàn trên mạng (Forum).

3) Ứng dụng công nghệ thông tin ở mức tác nghiệp:

Ứng dụng các phần mềm tài chính – kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự – tiền lương… vào từng phòng ban của doanh nghiệp.

4) Ứng dụng công nghệ thông tin ở mức chiến lược:

Các mô hình quản trị ERP, CRM, SCM: quản trị chuỗi cung ứng được áp dụng tại đây.

5) Ứng dụng thương mại điện tử:

Thiết lập các quan hệ thương mại điện tử B2B, B2C.

Thi trường bỏ ngỏ

Tập đoàn Phần mềm Orade đã thống trị mảng thi trường cung cấp ERP tại Việt Nam. Một hiện tượng gây nhiều bất ngờ là doanh nghiệp vừa và nhỏ lại ứng dụng ERP nhiều hơn những “đại Công ty” Việt.

SAP và Microsoft cũng tuyên bố tham gia thị trường ERP. Bối cảnh trở nên đa sắc với sự tham gia của các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam. Những gương mặt nội điển hình có thể kể đến là MISA, AZ Solution, Effecl… Thị phần ERP đang nằm trong tay các doanh nghiệp nước ngoài. Theo dự báo, thị trường sẽ sôi động hơn do sự kiện tích cực ở tầm vĩ mô: Việt Nam gia nhập WTO, nhiều đại gia nước ngoài tham gia sẽ làm cạnh tranh ngày một khốc liệt hơn. Điều này buộc doanh nghiệp phần mềm Việt Nam phải đầu tư mạnh hơn trong việc tung ra những sản phẩm có chất lượng.

Hơn nữa, chỉ trên dưới 1% sử dụng ERP trong khi chúng ta có đến 200.000 doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với cơ hội vẫn còn bỏ ngỏ cho sản phẩm ERP Việt. Trong thời gian gần đây, có tín hiệu đáng mừng là các doanh nghiệp Việt Nam đã có những quan tâm và nhận thức đúng đắn về giá trị mà ERP mang lại. Từ đó, các doanh nghiệp cần chú trọng hơn cho việc tăng ngân sách đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin nếu không muốn bị giậm chân trong cuộc cạnh tranh toàn cầu.

Ông Trần Minh Tâm, Chủ tịch HĐQT Công ty Kiến trúc TTT đã chia sẻ: “Nhằm khuyến khích nhân viên sử dụng máy tính thành thạo, Công ty đã tổ chức những cuộc thi đánh máy vi tính nhằm tăng tốc độ nhập dữ liệu. Cuộc thi cũng cổ động cho việc tập thói quen nhập thông tin vào hệ thống thay vì dùng giấy, bút – một việc làm gây nhiều tốn kém”…

Comments

comments